Sådan får du den mest effektive arbejdsdag
Arbejdsdages organisering og den effektivitet det giver er ofte undervurderet. Det er en fantastisk mulighed for ledere og deres medarbejdere til virkelig at få noget fra hånden, skabe Work-Life balance og det er tilmed en god mulighed for at stresse af i en travl hverdag.
Med den rette organisering af din arbejdsdag opnår du en række goder der gør dig mere effektiv, balancerer din Work-Life balance til glæde for både dig og din familie, gør dig fysisk aktiv, samtidig med at du undgår overspringshandlinger og dårlig samvittighed. Du vil blive overrasket over hvor mange opgaver du kan nå på bare en dag.
For at arbejde effektivt er det vigtigt, at du laver en struktur omkring din arbejdsdag hvor din hjerne kan arbejde på højtryk og også få de pauser som hjernen har brug for. Du skal have ro til at arbejde effektivt, så du ikke bliver forstyrret af medarbejdere, unødvendige emails og telefonopkald.
Opskriften er klar og enkel:
Effektive arbejdspas på 45 min., hvor du prioriterer dine opgaver efter hvad der er vigtigst og hvad der haster samtidig med, at du lægger de mest vanskelige og komplekse opgaver først på dagen. Ingen emails eller unødige telefonopkald. Emails og telefonopkald lægger du sidst på dagen.
Aktive pauser på 15 min. Din hjerne har brug for pauser hvis du virkelig vil arbejde effektivt. Disse kan du med fordel bruge til social kontakt med en kollega, bevæge dig, drikke eller spise et mellemmåltid, til glæde for dig selv og din arbejdsplads. Det vil give dig et overskud der i sidste ende også er godt for din arbejdsplads. Når dårlig samvittighed og ting du ikke får gjort er ryddet af vejen, kan du bruge dine mentale ressourcer på at arbejde mod jeres målsætninger.
Prioritering af arbejdsopgaver, hvor du prioriterer det vigtigste, laver de vanskeligste opgaver tidligt på dagen, og ikke lader dig forstyrre af unødvendige mails og opkald. Du sætter auto reply på din mail, med besked om hvornår du læser mails, beder folk sende en sms hvis det er virkelig vigtigt. Så behøver du kun at checke din telefon en gang i mellem, og kan helt undgå at blive forstyrret af mails.
Så enkelt er det:
Kl. 8.00-8.30
Velankommet på arbejdspladsen. Du har sendt familien afsted i skole og/eller på arbejde, og nu har du ½ time til at gøre noget godt for dig selv. Lav en god kop kaffe, check morgennyheder, gå en kort tur, lav yoga eller mediter en stund eller sæt dig med avisen. Det vigtigste er at du får ½ times egen tid, der stimulerer dig og gør dig klar til dagens arbejde.
Kl. 8.30-9.15
Dagens første effektive arbejdspas, hvor du indleder med at prioritere arbejdsdagens opgaver i hvad der er vigtigst og hvad der ligger af hasteopgaver. Du husker også at vælge de vanskeligste og mest komplekse opgaver tidligt på dagen hvor du er mest klar i hjernen. Du kan evt. sætte dig et mål for hvad du gerne vil nå i løbet af dagen, men kun hvis du ved at det stimulerer din arbejdsindsats.
Kl. 9.15-9.30
Dagens første aktive pause. Din hjerne skal have en pause, så nu er det tid til at bevæge dig lidt eller lave lidt praktiske ting. Du laver måske en kop kaffe eller the eller det kan være at du forbereder lidt snacks eller et mellem måltid for at sikre et stabilt blodsukker. Der er også mulighed for lidt oprydning eller arkivering af ting. Mulighederne er mange og det vil overraske dig hvor meget du kan nå på bare 15 min.
Kl. 9.30-10.15
Dagens andet effektive arbejdspas. Opgaverne er prioriteret og du har sikkert allerede fået ryddet et par hasteopgaver af vejen. Nu går du i gang med de komplekse og vanskelige opgaver.
Kl. 10.15-10.30
Dagens anden aktive pause. Du fortsætter med de praktiske opgaver med fokus på de småopgaver, du sjældent får gjort. Måske er der en kollega du skal tale med, så du bevæger dig over i kollegaens afdeling i stedet for at sende en mail. På den måde får I også lidt social kontakt. Eller måske er det tid til at lave dig en god kop te eller kaffe og spise et mellem måltid.
Kl. 10.30-11.15
Dagens tredje arbejdspas. Du er kommet godt ind i rytmen og du kan allerede mærke at du har masser af energi og overskud, da den aktive pause har gjort godt.
Kl. 11.15-11.30
Dagens fjerde aktive pause. Du forbereder din frokost eller tager et lille mellemmåltid, hvis du har behov for det. Eller måske er det nu at du tager en kort meditativ stund eller bevæger dig lidt.
Kl. 11.30-12.15
Dagens fjerde effektive arbejdspas. Du er stadig frisk og du har godt fat i arbejdsopgaverne som du arbejder målrettet med. Du har stadig masser af energi til at tage fat på vanskelige og komplekse problemstillinger.
Kl. 12.15-12.45
Frokost. Du holder frokost med en eller flere kollegaer for at pleje dine sociale kontakter.
Kl.12.45-13.30
Dagens femte effektive arbejdspas. Du er godt i gang med arbejdsopgaverne og stadig frisk, takket været dagens jævnlige aktive pauser.
Kl. 13.30-13.45
Dagens femte aktive pause. Efter frokost har dine pauser det fokus at spise lidt snacks for at holde blodsukker balancen, samt at hvile, hjernen ved at gå en tur eller holde en kort meditativ stund.
Kl. 13.45-14.30
Dagens sjette effektive arbejdspas. Allerede nu har du nået langt mere end du normalt vil nå på en hel arbejdsdag. Den seneste pause har givet fornyet energi, så du er stadig frisk til 45 min. effektivt arbejde.
Kl. 14.30-14.45
Dagens sjette aktive pause. Denne pause skal give dig energi her sidst på dagen så du tager en 12-13 minutters rask gåtur, så du kan få aktiveret kroppen lidt.
Kl. 14.45-15.30
Dagens næstsidste arbejdspas. Du tager dig nu af de lettere opgaver, der ikke kræver den store fordybelse, da du ved at du når som helst kan blive afbrudt af kollegaer eller telefoner der ringer. Du har allerede nået mere end du forventede, så de opgaver du når på dette arbejdspas er ren bonus. Det er også her at du kan påbegynde at læse mails, tage et par telefonopkald.
Kl.15.30-15.45
Dagens sidste aktive pause. Et hurtigt mellemmåltid og/eller en god kop te eller kaffe og derefter skal du bevæge dig lidt.
Kl.15.45-
Dagens sidste arbejdspas. Nu mangler du kun at forberede og prioritere den kommende arbejdsdag, så denne dag også kan blive effektiv. Det er også her at du kan læse de sidste mails, tage de sidste telefonopkald. Vigtigt er det at du sætter et fast tidspunkt for hvornår arbejdsdagen slutter, så du kan være nærværende med din familie, eller løbe dig en tur, eller hvad du ellers har behov for når du kommer hjem, med god samvittighed.
Mange mennesker vil i princippet kunne organisere deres arbejdsdag ud fra en lignende struktur, der vil gøre dem langt mere effektive. Samtidig vil man med fordel kunne indføre denne pausekultur i hele virksomheden og på den måde få det optimale ud af deres arbejdskraft. Aktive pauser kan ind i mellem med fordel kombineres med walk and talk, så man på den måde også får plejet kontakter og afholde møder hvor du er fysisk aktiv.
Rigtig god arbejdslyst.
Af Jesper Peter Rasmussen
